Não é comum, precisamos reconhecer, mas, de vez em quando, somos questionados sobre a possibilidade da não contabilização de uma ou mais das contas da microempresa ou empresa de pequeno porte, porque algum "consultor" teria acenado com esta modalidade como "estratégia" para economia tributária.
Antes que algum candidato ao empresariado pare para considerar este tipo de absurdo, que passa muito longe de uma autêntica estratégia para redução de despesas, é necessário que consideremos o que diz a lei a este respeito: "Aplicam-se à microempresa e à empresa de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional todas as presunções de omissão de receita existentes nas legislações de regência dos impostos e contribuições incluídos no Simples Nacional" (Lei Complementar nº 123/2006, art. 34).
Em outras palavras, a lei explica que se, por exemplo, forem utilizados recursos de conta bancária diversa daquelas que constam na contabilidade para o pagamento de algum de seus gastos o significado será o de que houve omissão de receitas, fato que não é tão difícil de ser demonstrado.
A conta tem que fechar, ou seja, se houver pagamentos em importância superior ao que a empresa fatura há poucas saídas para explicação do fenômeno: ou houve empréstimo dos sócios (ou de outro agente) ou as receitas não estão todas declaradas.
Poderia até acontecer de, na falta de recursos para as contas do dia, o próprio empresário sacar de sua conta e cobrir o rombo, mas é preciso tratar estas situação com cuidado, registrando o empréstimo, que será uma operação legítima, desde que haja fontes que apoiem os valores movimentados na pessoa física.
Ao lado deste tipo de problema costuma aparecer a "dispensa" da contabilidade ou, melhor, sua substituição pelo livro caixa. Sobre isto precisamos esclarecer que o tratamento está relacionado apenas à esfera tributária, porque para atendimento da legislação societária é necessário sim que a contabilidade esteja em ordem.
Mas, ainda que a empresa opte por apresentar ao Fisco apenas o livro caixa, como o seu conceito é amplo, pois envolve também todas as contas bancárias, o que inclui as de aplicações financeiras, mesmo assim é preciso registrar a movimentação completa, sem que haja o "esquecimento" de alguma delas.
Na prática, é indispensável que as contas bancárias tanto da empresa quanto dos sócios sejam acompanhadas, já que o melhor momento para sanar algum problema em potencial é justamente antes que ocorra sua materialização.
Precisamos aprender um dos aspectos do que pode ser denominado de lógica contábil: as entradas de recursos se relacionam às fontes ou origens, enquanto as saídas desembocam em sua aplicação ou no tipo de despesa a que se refere, independentemente do que tenha constado nos livros.