Temos aproveitado este espaço para prestar esclarecimentos aos gestores, empresários e demais interessados sobre temas que, às vezes, fazem parte da rotina sem que sejam compreendidos de forma adequada.
Quando o assunto diz respeito, por exemplo, à relação contratual entre a empresa e sua contratada prestadora de serviço é muito importante que o setor responsável observe as formalidades aplicáveis, para que se assegure a normalidade de suas operações.
Em meio aos requisitos, a empresa contratante deve manter arquivo, por empresa contratada, em ordem cronológica, à disposição da RFB, até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que se refiram, as notas fiscais, faturas ou recibos de prestação de serviços, além de cópia das GFIPs respectivas (Instrução Normativa RFB nº 971/2009, arts. 138-141).
Também são necessários cuidados com a contabilidade, que deve registrar, mensalmente, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais, inclusive a retenção sobre o valor dos serviços contratados, discriminando: o valor bruto dos serviços; o valor da retenção; e o valor líquido a pagar.
Se porventura a contabilidade tiver reconhecido lançamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestação de serviços e pela soma total da retenção, por mês, por contratada, a empresa contratante deverá manter em registros auxiliares a discriminação desses valores, individualizados por contratada.
Destacamos que, apesar da existência de previsão da Receita Federal sobre procedimentos alternativos para a empresa que estiver "legalmente" dispensada de escrituração contábil, excetuando-se o microempreendedor individual, todos devem manter a contabilidade em ordem, inclusive as microempresas e empresas de pequeno porte.
Esta observação se justifica pela confusão em que alguns ainda incorrem, quando o regime tributário admite exclusivamente para fins fiscais a apresentação de livro caixa, hipótese em que está dispensada a contabilidade, nesta esfera apenas.