Mesmo os mais básicos dos manuais de gestão irão recomendar de forma explícita ou implícita a otimização de recursos, ao invés da pura e simples redução de gastos ou da política de cortes indiscriminados, que muitas vezes vêm a comprometer áreas, até então, geradoras de ganhos, apesar de potencialmente ignoradas por modelos gerenciais impróprios.
Embora seja plausível que em ocasiões especialíssimas a administração venha a ser conclamada à realização de cortes estratégicos para viabilidade de investimentos ou eliminação de desperdícios, a sociedade requer do gestor bem mais do que simplesmente a economia de alguns trocados, em especial, se mais adiante a decisão vier a colocar em risco o próprio negócio.
De forma análoga ao que ocorre quando da preparação à iniciativa empresarial, o processo de reorganização deve ter o seu suporte em um plano de negócios acuradamente elaborado, ou seja, é indispensável que as escolhas não se deem a esmo, mas com base em informações de qualidade, o que por certo ampliará a probabilidade de êxito do intento.
Na revisão ou na reformulação da atividade, é apropriado que a empresa se repense por inteiro, esquadrinhando cada área para determinação dos pontos de melhoria, pois de pouco adiantará fantasiar que a menina dos olhos está imune a problemas, que os recursos disponíveis são utilizados racionalmente e, dentre outros, que todos, de fato, sabem o quê e como fazer.
Em meio aos temas que merecem atenção, consideremos um dos assuntos que têm afligido muitos administradores, particularmente quando o foco das análises é o desempenho dos profissionais da burocracia: o acesso à internet. Trata-se de fonte de lucro ou de perdas na empresa? É possível controlar o seu uso sem comprometer a qualidade das rotinas que de alguma forma dependam dela?
Diariamente a empresa recebe e envia dados eletrônicos, seja para agilizar o atendimento a formalidades com clientes, fornecedores, instituições financeiras ou outro dos agentes com os quais transaciona, seja para prestação de informações ao Fisco ou ainda para acompanhamento processual e atualização ante ao cabedal regulatório a que se obriga.
Cientes dos riscos, os gestores têm buscado mecanismos para coibir abusos ao tempo em que procuram sensibilizar o quadro à utilização responsável da tecnologia, até porque, além do potencial comprometimento da produtividade, há também o risco de serem perdidas informações estratégicas e sigilosas. Isto porque aquele que abre ou executa dado arquivo ou comando vinculado a páginas ou mensagens eletrônicas nem sempre possui compreensão adequada da extensão de sua conduta.
Lembro-me de um caso pitoresco que há vários anos envolveu um de nossos colaboradores: recebeu uma mensagem com os seguintes dizeres grafados em negrito: Por favor, não abra o arquivo anexo. Bem, você já deve imaginar o que foi que aconteceu... O saldo da brincadeira de mau gosto: horas desperdiçadas - até a substituição do equipamento danificado - e banco de dados avariado...
Isso significa que basta bloquear irrestritamente o acesso à internet? Não apoio tal iniciativa, mas àqueles que a prestigiam alerto: preparem-se aos desafios dos dispositivos móveis de acesso, visto que não só estão disponíveis como podem abrir espaço para dano ainda maior ao sistema de informações da empresa. Então, a alternativa seria a liberação de acesso sob demanda? Nem sempre é o ideal, embora alguns tenham investido nesta linha de ação.
Sem pretender me aprofundar nas consequências do acesso monitorado à internet, é fato que o empresariado tem conseguido apoio até mesmo no Judiciário. Tem crescido o número de acórdãos que isentam a administração, especialmente, quando informa ao trabalhador as restrições ao uso dos equipamentos e demais recursos, avisando-o ainda da existência de controle, inclusive por vídeo, se for o caso.
Na realidade, é preciso reconhecer que não há uma solução que atenda a todos. É necessário examinar as particularidades para adequação da estratégia que realmente seja viável no caso concreto. Mas uma coisa é certa: sem o apoio cabal dos colaboradores nenhuma medida alcançará a eficácia. O gestor deve investir intensamente no aperfeiçoamento de sua equipe. Deve ter maturidade para distinguir pessoas e processos de comportamentos e resultados, já que não se confundem, necessariamente.
É inegável que se bem utilizada a internet é fonte de ganhos na empresa, visto que reúne recursos valiosíssimos. Nas mãos de quem souber aproveitar a ferramenta, é possível adquirir informações inclusive sobre o mercado, como, por exemplo: concorrência, clientela, tecnologia, economia, política tributária, métodos de gestão, etc. Já contamos até com bibliotecas virtuais. Se considerarmos ainda as contribuições potenciais dos ambientes de educação a distância (EAD) concluiremos que somente permanecerá à margem aquele que optou por viver no passado. Aliás, com os tais a Natureza costuma ser implacável...
Conforme destaquei, este é um dos temas que exigirá atenção do empresariado. Vários outros o farão igualmente: habilidade e qualificação do pessoal versus requisitos da função; tecnologia em uso pela concorrência versus recursos instalados; curva de crescimento do produto ou serviço versus necessidades do público-alvo; preço, margem, lucro e rentabilidade versus capacidade econômico-financeira do cliente ou consumidor; ou, resumidamente, considerando-se a amplitude ambiental, forças e oportunidades versus fraquezas e ameaças. Então, mãos a obra.