Alguns dias atrás, deparei-me com uma situação, no mínimo, curiosa: o administrador de uma empresa cliente, cujo vínculo tinha sido recém-estabelecido, indagou-me sobre quais providências poderiam ser tomadas ante ao fornecedor do sistema computacional, já que o arquivo da escrituração digital relativo às contribuições sociais ao PIS e à COFINS apresentara vários erros impeditivos à transmissão dos dados.
Não sem razão, ele estava preocupado com a proximidade do prazo para apresentar EFD-Contribuições à Fazenda Nacional. Não fazê-lo implicaria em flertar com aquelas multas desanimadoras, em alguns casos, excessivamente onerosas.
Indaguei-lhe sobre o que de concreto a administração e a contabilidade da empresa tinham feito em preparação às novas exigências do Fisco, sendo surpreendido com a informação de que, pelo que constava, o responsável técnico até então não havia se pronunciado a respeito da questão, apenas solicitando o arquivo em data recente para providenciar a entrega.
Digo surpreendido porque é fato que os principais desafios nesta área não são passíveis de solução num passe de mágica. Há casos em que são necessários meses de intensos esforços para a adequada parametrização das particularidades do empreendimento. Mas, reconheci a possibilidade de que o gestor não detivesse as informações completas sobre o assunto.
Pressentindo que algo poderia ter escapado, solicitei uma reunião com o departamento contábil; afinal, quem mais poderia ser sabedor das particularidades legais do negócio, a ponto inclusive de influir decisivamente na escolha do regime tributário?
Alimentei a esperança de que, a despeito dos preparativos, as falhas tivessem persistido, faltando somente cientificar a administração. Se assim o fosse, não restaria alternativa a não ser responsabilizar o fornecedor.
Sem termos planejado um roteiro com tal perfil, acabamos tendo que assistir uma produção cujas cenas falam por si. A primeira reunião não pôde se desenvolver, o profissional que representou o contador não tinha as informações de que precisávamos. Na segunda tentativa mais um contratempo, o novo preposto não podia detalhar fatos que eram da alçada de outros departamentos.
A esta altura já nos perguntávamos: O que impede a vinda daqueles que detêm as informações relevantes da empresa? Enfrentando certa relutância do responsável, acabamos conseguindo sua participação noutra oportunidade, devendo ser citado o que se seguiu, em especial, pelo caráter pedagógico que encerra.
Na ocasião, o profissional não titubeou, esclareceu que era de total responsabilidade da empresa, independentemente de solicitação, apresentar todas as informações fiscais que a legislação exige, cabendo ao escritório apenas validar os dados antes da entrega, o que intentara sem êxito, pois os arquivos gerados continham erros que impediam sua transmissão.
Torcemos pela não confirmação do que se configurava, até porque tudo poderia não passar de um mal-entendido. Perguntamos ao nosso interlocutor quais eram os famigerados erros e o que poderia ser feito para saná-los.
Atônitos, ouvimos: "Nossa parte já foi feita. Verificamos e os arquivos estão errados. Contatem o fornecedor e façam o que mais for preciso para acertar a situação". Ainda arriscamos: "Como foi o processo de validação dos parâmetros pelo escritório ou, ao menos, de orientação aos colaboradores da empresa sobre como fazê-lo?"
"Considerando que os erros podem ainda indicar falhas em tabelas ou cadastros, antes de falarmos com o fornecedor do sistema, por favor, apresentem-nos a relação com as recomendações pertinentes".
Não é difícil imaginar a sequência, para lá de um roteiro sofrível. O modelo de atendimento precisava ser repensado com urgência. Não fazê-lo implicava em abraçar o caos, assumindo um risco numa área dramaticamente ingrata.
Moral da história: no que diz respeito à EFD-Contribuições o sistema sequer pode ser avaliado enquanto os parâmetros adequados não forem introduzidos. Pelas características da empresa, estimamos em cerca de noventa ou cento e vinde dias o tempo necessário à validação das informações.
Ah, a administração não teve alternativa além de buscar outra estrutura contábil para atendê-la e, claro, preparar-se para as medidas cabíveis, na hipótese de vir a ser confirmado o dano - a omissão ficou patente. Resta-nos agora buscar conter as chamas.