Os empresários têm se revelado mais sensíveis aos desafios que as obrigações acessórias fiscais representam na atualidade, aumentando as fileiras daqueles que buscam acompanhar com maior proximidade o atendimento a essas exigências.
Até porque não fazê-lo é política que pode gerar sérios transtornos, em especial, quando não se consegue precisar ao certo o grau de qualidade com que os compromissos são atendidos.
Apesar dos esforços, contam ainda com alguns desafios, pois, a despeito dos avanços no que se refere ao Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, podem vir a ser assombrados por exigências como, por exemplo:
- Arquivos digitais e cópias de segurança da base de dados contábeis e fiscais, nos termos da Instrução Normativa SRF nº 86/2001;
- Arquivos digitais segundo as regras estabelecidas no Manual Normativo de Arquivos Digitais - MANAD, conforme prevê a Instrução Normativa SRP nº 12/2006; e
- Adotando o Estado do Paraná como exemplo, arquivos eletrônicos em formato texto, relativamente à escrituração contábil e fiscal, segundo disposições do RICMS PR (Art. 399 e segs.).
Coincidentemente, as três hipóteses foram concebidas na perspectiva de que é prerrogativa do Fisco envolvido reclamar a apresentação de tais informações, cabendo ao contribuinte o atendimento nos prazos cabíveis.
Como o fato de a contabilidade ser desenvolvida interna ou externamente não interfere no direito de o órgão fazendário exigir a entrega dos arquivos digitais aqui destacados, mesmo que o notificado esteja sujeito à apresentação de uma ou outra das escriturações do âmbito do SPED, é necessário que os gestores se certifiquem de que essas informações serão conservadas pelo prazo legal.
Quando os processos são desenvolvidos na própria empresa, contanto que as cópias de segurança estejam em dia, os desafios são plenamente administráveis. Contudo, nos casos em que os serviços contábeis são terceirizados, a recomendação é no sentido de que os arquivos digitais previstos na legislação, além das cópias de segurança da base de dados, sejam recolhidos em conjunto com a prova de registro dos livros a que se sujeita a empresa.
Visto que está implícito no contrato de prestação deste tipo de serviço o atendimento irrestrito às obrigações acessórias societárias, tributárias e trabalhistas, cabe ao gestor exercitar o seu direito, reclamando os arquivos que lhe pertencem - se preciso for, invocando a legislação consumerista.