Independentemente de as empresas apurarem o imposto pelo regime do lucro real ou do lucro presumido, apesar de ser possível alguma variação no cronograma de exigibilidade, passaram a fazer parte do cotidiano de virtualmente todos os contribuintes as obrigações acessórias do âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED.
Considerando que por razões variadas se tornou comum que os gestores tenham que conviver com a hipótese de transmissão de informações apenas parcialmente corretas, o que acabaria por comprometer o atendimento da exigência legal, colocando a empresa diante do risco de sanções, inclusive de natureza pecuniária, é oportuno ressaltar os requisitos para a substituição ou retificação dos dados.
A Escrituração Contábil Digital (ECD ou SPED-Contábil) pode ser substituída enquanto o status verificável por meio do menu "Consulta Situação" no validador for "Em Exigência", inexistindo na norma previsões adicionais.
O Controle Fiscal Contábil de Transição (FCONT) pode ser retificado até a transmissão dos dados referentes ao ano-calendário posterior, devendo, contudo, ocorrer antes da entrega do arquivo mais recente.
A EFD-Contribuições [Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/PASEP, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita (EFD-Contribuições)] poderá ser retificada até o último dia útil do ano-calendário seguinte a que se refere a escrituração substituída.
Todavia, sem produção de efeitos quanto a: redução de débitos; alteração de débitos em relação aos quais a pessoa jurídica tenha sido intimada de início de procedimento fiscal; alteração de créditos de Contribuição objeto de exame em procedimento de fiscalização ou de reconhecimento de direito creditório de valores objeto de Pedido de Ressarcimento ou de Declaração de Compensação.
A Escrituração Fiscal Digital (EFD ou SPED-Fiscal) tem como regra geral a possibilidade de retificação: até o prazo normal de entrega, independentemente de autorização da administração tributária; após esta data, conforme dispuser a legislação da unidade federada de localização do estabelecimento.
Como exemplo, cabe considerar que o Estado do Paraná não prevê disposições especiais, autorizando a retificação do arquivo. Já o Estado de São Paulo autoriza a retificação, sem subordiná-la à autorização da Secretaria da Fazenda, contanto que o novo arquivo seja apresentado em até sessenta dias após o vencimento do prazo regular de entrega; após isto, a autorização será necessária quando da retificação resultar, de forma cumulativa ou não: diminuição do imposto a pagar; aumento de saldo credor de imposto a ser transportado para o período seguinte; alteração do valor total de entradas; alteração do valor total de saídas.
A constatação é que neste ambiente em que predomina a escrituração contábil e fiscal digital as obrigações acessórias que sempre representaram desafios ao empresariado conquistaram um lugar especial no contexto do planejamento de suas operações. O desprezo aos requisitos que lhes são próprios pode gerar graves consequências, com comprometimento em potencial da lucratividade do negócio, havendo ainda o risco de torná-los inviáveis, em alguns casos.