Uma experiência recente precisa ser compartilhada devido ao valor pedagógico que encerra. Apenas espero que sejam situações isoladas, embora a segunda num curto espaço de tempo. Deparei-me com um caso em que certa empresa havia acabado de decidir pela implantação de um software, que passaria a gerenciar as informações do negócio, inclusive as de cunho fiscal, porém, priorizando o fator preço na escolha.
Segundo a administração, como o orçamento disponível era reduzido, fazia-se imperativa a aquisição da ferramenta mais acessível financeiramente, até porque a empresa passou a estar sujeita também a emissão de nota fiscal eletrônica. "Era preciso agir rápido", afirmou o diretor.
Na perspectiva da administração, como o desenvolvedor tinha tradição no mercado e se comprometera a atender a todos os pontos da legislação do setor, não haveria com o que se preocupar. Além do mais, em sua avaliação, as opções eram muito dispendiosas, o que as inviabilizavam.
Não é muito difícil imaginar a sequência dos acontecimentos. Percorridas as etapas usuais de implantação, qual não é a surpresa, logo de saída: os fornecedores do sistema desprezavam o fato de que sua plataforma não estava adequadamente credenciada junto ao Estado. Mas, nada que um pouco de paciência não resolvesse. A restrição acabou sendo superada.
As notas, enfim, foram devidamente emitidas e o negócio pôde rodar normalmente, ou quase. Pequenas dificuldades pontuais na recepção dos dados financeiros, prontamente sanadas. Reflexos fiscais das operações em desacordo com a legislação, em particular, no quesito apuração de impostos, mas também ajustados em tempo. E, então...
Então, os verdadeiros desafios. Por incrível que pareça, o sistema não conseguia gerar quaisquer relatórios. Estavam todos lá devidamente catalogados. Havia até uma seção voltada à geração dos relatórios eletrônicos, aqueles que devem ser apresentados ao Sistema Público de Escrituração Digital - SPED. Noutro tópico: demonstrativos, balancetes e os demais relatórios contábeis. Porém, por mais que brigássemos com o software, nada.
É claro que o suporte do desenvolvedor precisava ser acionado, e o foi. O sistema de atendimento de última geração contava até mesmo com um canal eletrônico disponível vinte e quatro horas aos clientes. Mas, o que realmente chamou a atenção foi o grau de obstinação do porta-voz: "Como o sistema atende as especificações legais, precisamos identificar aonde os colaboradores da empresa [leia-se, da usuária] falharam"... Quanta ingenuidade.
Deu um pouco de trabalho até que se convencessem de que tais relatórios faziam parte do pacote oferecido e que a sua efetiva implementação, em hipótese alguma, poderia ser confundida com otimização, o que, claro, eventualmente também acabaria acontecendo...
Bem, relatórios e demais demonstrações finalmente ajustados, restava liquidarmos o primeiro período fiscal: chegara o momento de transmitirmos a EFD (Escrituração Fiscal Digital) e a EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita).
Para a alegria de todos, a primeira delas foi gerada e validada sem grandes dificuldades, após pequenos ajustes. Entretanto, a segunda das escriturações exigiu uma estrutura psicológica colossal por parte dos envolvidos com o processo: o módulo sequer conseguia diferenciar operações tributadas à alíquota básica de outras das hipóteses previstas na disciplina da matéria. Ali tínhamos operações sujeitas a diferimento, suspensão e até isenção, isto para que não cogitemos acerca da coexistência dos regimes cumulativo e não-cumulativo...
Por mais que insistíssemos, não houve alternativa, foi preciso cumprir a exigência fiscal, sem que pudéssemos contar com o apoio do sistema adquirido para isto. A administração acabou concluindo que o quadro ficaria bem mais grave se simplesmente esperássemos. "É, o barato pode sair muito mais caro", reconheceu o gestor, afinal.