Embora usualmente os registros contábeis possam ser realizados de acordo a necessidade de informação por parte da empresa, que precisará levar em conta a complexidade das operações ou, se for o caso, a existência de requisitos especiais por parte de órgãos reguladores, há elementos mínimos a serem observados em seu sistema.
Um dos importantes aspectos é que a escrituração deve atender às disposições das normas brasileiras de contabilidade, as quais pressupõem o fiel atendimento da legislação societária na identificação e avaliação do ativo, passivo, patrimônio líquido e do resultado do período contábil em questão.
Neste sentido, é indispensável o embasamento em documentação apta a subsidiar os lançamentos, independentemente de serem de origem externa ou interna. Ainda que determinado registro diga respeito a estimativas, a demonstração formal dos critérios utilizados é essencial para dar suporte aos requisitos societários e, sempre que for o caso, também aos tributários.
Segundo prevê a Resolução CFC nº 1.330, de 18 de março de 2011, ato por meio do qual o Conselho Federal de Contabilidade aprovou a "ITG 2000 - Escrituração Contábil":
6. A escrituração em forma contábil [...] deve conter, no mínimo:
a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
b) conta devedora;
c) conta credora;
d) histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
e) valor do registro contábil;
f) informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
Sem prejuízo de outras considerações, o registro contábil deve ainda "conter o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis".
Assim, a conclusão é a de que lançamentos cujos históricos informem apenas "despesa ou receita conforme comprovante", registrados em contas que não permitam a identificação precisa do tipo de operação (outras, diversas, etc.) ou ainda sem a identificação do número do respectivo documento, além de não cumprirem o seu papel de bem informar o usuário interno ou externo, desrespeitam a normatização da matéria, colocando a empresa diante do risco de ter a sua contabilidade desqualificada.