Com certa frequência encontramos situações nas quais a empresa adquirente de mercadorias acobertadas por Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, em vez de estarem de posse dos arquivos digitais deste documentos, mantém apenas a versão impressa designada do Documento Auxiliar da NFe - DANFE.
Visto que este documento é apto somente para acompanhar o trânsito das mercadorias ou para facilitar a consulta da NF-e, deixar de manter a versão autorizada em arquivo digital, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, é conduta que coloca a empresa sob risco de vir a ser responsabilizada.
O longo período pelo qual foram manuseados documentos em meio físico ainda pode deixar atônitos alguns dos envolvidos com a área quando confrontados com os requisitos que constam no Ajuste SINIEF CONFAZ nº 7 de 2005, mas, apesar dos eventuais desconfortos, os procedimentos de recepção e arquivamento das informações geradas ao longo dos negócios precisam estar adequados às disposições do dia a dia.
Motivo extra para a preocupação é que, se porventura a empresa tem desprezado o documento que realmente vale na operação, aumenta de forma expressiva o risco de não ter sido verificada a validade e autenticidade da NF-e, bem como a existência da respectiva Autorização de Uso.
Tais inovações fruto de um ambiente tecnológico presumivelmente mais favorável e acessível pressupõe que os estabelecimentos fornecedor e comprador tenham dado a devida importância a qualidade dos dados cadastrais, em particular, para o endereço eletrônico responsável pelo recebimento do documento fiscal. Medidas para confirmar o envio e a recepção dos arquivos digitais também são bem-vindas.