No campo das obrigações acessórias nem tudo é resolvido de forma automática, apenas porque o sistema computacional em uso tem tantos recursos que inclusive preenche corretamente todos os campos das declarações ou demonstrativos.
Por exemplo, na hipótese da DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) as informações necessárias são listadas anualmente pela Receita Federal do Brasil, quando da confirmação das regras para o período fiscal em questão (para o período base de 2012 vigora a Instrução Normativa RFB nº 1.297 de 2012).
Contudo, as informações sobre as retenções a serem declaradas pela pessoa jurídica fonte pagadora dos rendimentos precisam também ser fornecidas à pessoa jurídica beneficiária do pagamento, conforme previsto, nas instruções normativas 119 de 2000 e 459 de 2004, ambas da Receita Federal do Brasil.
A primeira trata do Comprovante Anual de Rendimentos Pagos ou Creditados e de Retenção de Imposto de Renda na Fonte (conforme Anexo do ato normativo) e a segunda remete ao Comprovante Anual de Retenção da CSLL, COFINS, e PIS/PASEP - Lei 10.833 de 2003, Art. 30 (Anexo II da Instrução).
O prazo para envio dos comprovantes é até o o último dia útil do mês de fevereiro do exercício subsequente àquele a que se referirem os rendimentos informados, sujeitando-se às penalidades desta legislação os casos em que se caracterizar o descumprimento.
Visto que estes documentos servem de base para a elaboração da DIRF, sua indisponibilidade poderia até mesmo colocar em xeque a qualidade das informações prestadas na declaração, sem prejuízo das sanções cabíveis.
O motivo para o alerta é simples: os melhores sistemas fazem muito, mas não tudo. É preciso que o departamento responsável por esta área na empresa se certifique de que os compromissos fiscais de cada período são realmente atendidos em tempo hábil.