Por vezes encontramos contabilidades que por bem pouco escapam de ter que ser completamente refeitas. Os problemas vão desde saldos não conciliados com o controle interno e a documentação de suporte até situações em que o registro contábil não possui respaldo em documentação idônea.
Outro desafio relativamente comum diz respeito a baixa por pagamento em contas como, por exemplo, a de fornecedores, sem que contudo a conciliação detecte a inexistência da provisão que de fato tornasse possível a contabilização correta do pagamento.
Naturalmente, nem todo problema deste tipo é fruto de ação deliberada de alguém que não tivesse o menor respeito pela qualidade ou legalidade do processo. É até possível que o sistema computacional em uso estivesse mal parametrizado. Talvez a regra em questão apenas não tenha sido catalogada previamente.
Assim como ocorre com outras contas, o fato é que a de fornecedor somente poderá ser baixada ou recepcionar um lançamento relativo a pagamento de título mediante a confrontação com o documento fiscal ou, conforme o caso, com o contrato, que lhe deu origem.
Se porventura a empresa efetuar pagamento antes de ser emitido o documento fiscal pelo fornecedor, o que por razões variadas é prática relativamente comum no mercado, caberá a contabilização do respectivo valor na conta de adiantamento, no ativo circulante ou, se for o caso, não circulante, saldo este que será baixado quando a operação for concluída.
O alerta tem a sua razão de ser, pois há quem julgue que só porque o saldo do passivo comporta a baixa, a despeito de faltar a provisão, caberiam quaisquer lançamentos. É claro que este tipo de raciocínio não procede e pode até mesmo expor a empresa ao risco de arbitramento do lucro, visto que uma das obrigações que recaem sobre virtualmente todas é a da necessidade de observância irrestrita dos preceitos da legislação societária.