Com alguma frequência, ao encerrar a escrituração contábil, costuma acontecer de a empresa estar diante de mais que um livro, seja por ter havido substituição de sistema computacional no período ou mesmo mudança de responsabilidade técnica, seja devido à necessidade de registros auxiliares à escrituração.
Em meio aos cuidados, inicialmente cabe considerar que, conforme esclarecimentos que constam do Guia Prático da ECD, ao tratar do Registro I030:
Número de Ordem do Instrumento de Escrituração: É o número do livro.
A numeração dos livros é sequencial, por tipo de livro, independente de sua forma (em papel, fichas, microfichas ou digital).
Assim, se o livro anterior, em papel, é o 50, o próximo (digital ou não) é o 51.
Os livros Diários (G e R) devem ter a mesma sequência numérica.
Os Diários Auxiliares devem ter numeração própria, sequencial, por espécie, assim como o livro Razão Auxiliar.
Assim, se foram utilizados "Diário Auxiliar de Fornecedores" e "Diário Auxiliar de Clientes", cada um terá uma sequência distinta.
Dentre outros, é importante também que se atente para as "Regras de Convivência entre os Livros Abrangidos pelo SPED Contábil", situação abordada na "Questão 7", do "SPED-Perguntas Frequentes":
A escrituração G, Diário Geral, não pode conviver com nenhuma outra escrituração no mesmo período, ou seja, as escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir.
A escrituração G não possui livros auxiliares (A ou Z), e, consequentemente, não pode conviver com esses tipos de escrituração.
A escrituração resumida R pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z).
O livro de balancetes e balanços diários B pode conviver com os livros auxiliares (A ou Z).
Outro aspecto fundamental é o que diz respeito às demonstrações e demais relatórios não contemplados com registro específico na escrituração digital, os quais deverão ser incluídos observando-se o seguinte:
Registro J800: Outras Informações
O registro J800 permite que seja anexado um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format) na escrituração, que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como notas explicativas, outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc.
O procedimento para anexar é o seguinte:
1 - Digite o documento que deseja anexar no Word;
2 - Salve o documento como ".rtf";
3 - Abra o documento no Bloco de Notas;
4 - Copie todo o conteúdo do arquivo aberto no Bloco de Notas; e
5 - Cole o conteúdo copiado no registro J800.
Cabe considerar ainda que, na hipótese de uso do Registro J800, é necessário incluir tais informações entre as marcas de início e de fim de bloco, respectivamente, "|J800|" e "|J800FIM|", além de considerar a sua utilização, pelo acréscimo de um único registro, nos registros consequentes: J990, 9900 e 9999.